浩云科技(300448):《董事會(huì)議事規(guī)則》(2024年8月)

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董事會(huì)議事規(guī)則








二〇二四年八月

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董事會(huì)議事規(guī)則

第一章 總則
第一條 為了進(jìn)一步規(guī)范浩云科技股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱“公司”)董事會(huì)的議事方式和決策程序,促使董事和董事會(huì)有效地履行其職責(zé),提高董事會(huì)規(guī)范運(yùn)作和科學(xué)決策水平,根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)證券法》《上市公司治理準(zhǔn)則》及《浩云科技股份有限公司章程》(以下簡(jiǎn)稱《公司章程》)等有關(guān)規(guī)定,制訂本規(guī)則。

第二條 董事會(huì)下設(shè)董事會(huì)辦公室,處理董事會(huì)日常事務(wù)。
第三條 董事會(huì)秘書兼任董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人,保管董事會(huì)和董事會(huì)辦公室印章。
第二章 董事會(huì)會(huì)議的提議
第四條 董事會(huì)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。
第五條 董事會(huì)每年應(yīng)當(dāng)至少兩次定期會(huì)議。
第六條 在發(fā)出召開(kāi)董事會(huì)定期會(huì)議的通知前,董事會(huì)辦公室應(yīng)當(dāng)充分征求各董事的意見(jiàn),初步形成會(huì)議提案后交董事長(zhǎng)擬定。

第七條 董事長(zhǎng)在擬定提案前,應(yīng)當(dāng)視需要征求總經(jīng)理和其他高級(jí)管理人員的意見(jiàn)。
第八條 有下列情形之一的,董事會(huì)應(yīng)當(dāng)召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議:
(一)代表十分之一以上表決權(quán)的股東提議時(shí);
(二)三分之一以上董事聯(lián)名提議時(shí);
(三)監(jiān)事會(huì)提議時(shí);
(四)過(guò)半數(shù)獨(dú)立董事提議時(shí);
(六)《公司章程》規(guī)定的其他情形。
第九條 按照前條規(guī)定提議召開(kāi)董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議的,應(yīng)當(dāng)通過(guò)董事會(huì)辦公室或者直接向董事長(zhǎng)提交經(jīng)提議人簽字(蓋章)的書面提議。書面提議中應(yīng)當(dāng)載明下列事項(xiàng):
(一)提議人的姓名或者名稱;
(二)提議理由或者提議所基于的客觀事由;
(三)提議會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間或者時(shí)限、地點(diǎn)和方式;
(四)明確和具體的提案;
(五)提議人的聯(lián)系方式和提議日期等。
提案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)屬于《公司章程》規(guī)定的董事會(huì)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),與提案有關(guān)的材料應(yīng)當(dāng)一并提交。
董事會(huì)辦公室在收到上述書面提議和有關(guān)材料后,應(yīng)當(dāng)于當(dāng)日轉(zhuǎn)交董事長(zhǎng)。董事長(zhǎng)認(rèn)為提案內(nèi)容不明確、具體或者有關(guān)材料不充分的,可以要求提議人修改或者補(bǔ)充。
董事長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)自接到提議的要求后十日內(nèi),召集董事會(huì)會(huì)議并主持會(huì)議。
第十條 董事會(huì)會(huì)議由董事長(zhǎng)召集和主持;董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的,由過(guò)半數(shù)董事共同推舉一名董事召集和主持。
第三章 董事會(huì)會(huì)議的通知
第十一條 召開(kāi)董事會(huì)定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議,董事會(huì)辦公室應(yīng)當(dāng)分別提前十日和五日將蓋有董事會(huì)辦公室印章的書面會(huì)議通知,通過(guò)直接送達(dá)、傳真、電子郵件或者其他方式,提交全體董事和監(jiān)事以及總經(jīng)理、董事會(huì)秘書。非直接送達(dá)的,還應(yīng)當(dāng)通過(guò)電話進(jìn)行確認(rèn)并做相應(yīng)記錄。

第十二條 情況緊急,需要盡快召開(kāi)董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議的,可以隨時(shí)通過(guò)電話或者其他口頭方式發(fā)出會(huì)議通知,但召集人應(yīng)當(dāng)在會(huì)議上作出說(shuō)明。
第十三條 書面會(huì)議通知應(yīng)當(dāng)至少包括以下內(nèi)容:
(一)會(huì)議日期和地點(diǎn);
(二)會(huì)議期限;
(三)事由及議題;
(四)發(fā)出通知的日期。
口頭會(huì)議通知至少應(yīng)包括上述第(一)、(三)項(xiàng)內(nèi)容,以及情況緊急需要盡快召開(kāi)董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議的說(shuō)明。
第十四條 董事會(huì)定期會(huì)議的書面會(huì)議通知發(fā)出后,如果需要變更會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)等事項(xiàng)或者增加、變更、取消會(huì)議提案的,應(yīng)當(dāng)在原定會(huì)議召開(kāi)日之前三日發(fā)出書面變更通知,說(shuō)明情況和新提案的有關(guān)內(nèi)容及相關(guān)材料。不足三日的,會(huì)議日期應(yīng)當(dāng)相應(yīng)順延或者取得全體與會(huì)董事的認(rèn)可后按期召開(kāi)。

第十五條 董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議的會(huì)議通知發(fā)出后,如果需要變更會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)等事項(xiàng)或者增加、變更、取消會(huì)議提案的,應(yīng)當(dāng)事先取得全體與會(huì)董事的認(rèn)可并做好相應(yīng)記錄。
第四章 董事會(huì)會(huì)議的召開(kāi)
第十六條 董事會(huì)會(huì)議應(yīng)當(dāng)有過(guò)半數(shù)的董事出席方可舉行。

監(jiān)事可以列席董事會(huì)會(huì)議;總經(jīng)理和董事會(huì)秘書未兼任董事的,應(yīng)當(dāng)列席董事會(huì)會(huì)議。會(huì)議主持人認(rèn)為有必要的,可以通知其他有關(guān)人員列席董事會(huì)會(huì)議。
第十七條 董事原則上應(yīng)當(dāng)親自出席董事會(huì)會(huì)議。因故不能出席會(huì)議的,應(yīng)當(dāng)事先審閱會(huì)議材料,形成明確的意見(jiàn),書面委托其他董事代為出席。

委托書應(yīng)當(dāng)載明:
(一)委托人和受托人的姓名;
(二)委托人對(duì)每項(xiàng)提案的簡(jiǎn)要意見(jiàn);
(三)委托人的授權(quán)范圍和對(duì)提案表決意向的指示;
(四)委托人的簽字、日期等。

受托董事應(yīng)當(dāng)向會(huì)議主持人提交書面委托書,在會(huì)議簽到簿上說(shuō)明受托出席的情況。
第十八條 委托和受托出席董事會(huì)會(huì)議應(yīng)當(dāng)遵循以下原則:
(一)在審議關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)時(shí),非關(guān)聯(lián)董事不得委托關(guān)聯(lián)董事代為出席;關(guān)聯(lián)董事也不得接受非關(guān)聯(lián)董事的委托;
(二)董事不得在未說(shuō)明其本人對(duì)提案的個(gè)人意見(jiàn)和表決意向的情況下全權(quán)委托其他董事代為出席,有關(guān)董事也不得接受全權(quán)委托和授權(quán)不明確的委托。
(三)一名董事不得接受超過(guò)兩名董事的委托,董事也不得委托已經(jīng)接受兩名其他董事委托的董事代為出席。
(四)獨(dú)立董事不得委托非獨(dú)立董事代為出席。

第十九條 董事會(huì)會(huì)議以現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)為原則。必要時(shí),在保障董事充分表達(dá)意見(jiàn)的前提下,經(jīng)召集人(主持人)、提議人同意,也可以通過(guò)視頻、電話、傳真或者電子郵件表決等方式召開(kāi)。董事會(huì)會(huì)議也可以采取現(xiàn)場(chǎng)與其他方式同時(shí)進(jìn)行的方式召開(kāi)。
非以現(xiàn)場(chǎng)方式召開(kāi)的,以視頻顯示在場(chǎng)的董事、在電話會(huì)議中發(fā)表意見(jiàn)的董事、規(guī)定期限內(nèi)實(shí)際收到傳真或者電子郵件等有效表決票,或者董事事后提交的曾參加會(huì)議的書面確認(rèn)函等計(jì)算出席會(huì)議的董事人數(shù)。
第二十條 會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)出席董事會(huì)會(huì)議的董事對(duì)各項(xiàng)提案發(fā)表明確的意見(jiàn)。

第二十一條 董事阻礙會(huì)議正常進(jìn)行或者影響其他董事發(fā)言的,會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)及時(shí)制止。

第二十二條 除征得全體與會(huì)董事的一致同意外,董事會(huì)會(huì)議不得就未包括在會(huì)議通知中的提案進(jìn)行表決。董事接受其他董事委托代為出席董事會(huì)會(huì)議的,不得代表其他董事對(duì)未包括在會(huì)議通知中的提案進(jìn)行表決。
第二十三條 董事應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀有關(guān)會(huì)議材料,在充分了解情況的基礎(chǔ)上獨(dú)立、審慎地發(fā)表意見(jiàn)。

第二十四條 董事可以在會(huì)前向董事會(huì)辦公室、會(huì)議召集人、總經(jīng)理和其他高級(jí)管理人員、各專門委員會(huì)、會(huì)計(jì)師事務(wù)所和律師事務(wù)所等有關(guān)人員和機(jī)構(gòu)了解決策所需要的信息,也可以在會(huì)議進(jìn)行中向主持人建議請(qǐng)上述人員和機(jī)構(gòu)代表與會(huì)解釋有關(guān)情況。
第五章 董事會(huì)會(huì)議的表決和決議
第二十五條 每項(xiàng)提案經(jīng)過(guò)充分討論后,主持人應(yīng)當(dāng)適時(shí)提請(qǐng)與會(huì)董事進(jìn)行表決。
第二十六條 會(huì)議表決應(yīng)當(dāng)一人一票,以計(jì)名和書面等方式進(jìn)行。
第二十七條 董事的表決意向分為同意、反對(duì)和棄權(quán)。與會(huì)董事應(yīng)當(dāng)從上述意向中選擇其一,未做選擇或者同時(shí)選擇兩個(gè)以上意向的,會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)要求有關(guān)董事重新選擇,拒不選擇的,視為棄權(quán);中途離開(kāi)會(huì)場(chǎng)不回而未做選擇的,視為棄權(quán)。
第二十八條 與會(huì)董事表決完成后,董事會(huì)辦公室有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集董事的表決票,交董事會(huì)秘書在一名監(jiān)事的監(jiān)督下進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)會(huì)議的,會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)宣布統(tǒng)計(jì)結(jié)果;其他情況下,會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)要求董事會(huì)秘書在規(guī)定的表決時(shí)限結(jié)束后下一工作日之前,通知董事表決結(jié)果。
董事在會(huì)議主持人宣布表決結(jié)果后或者規(guī)定的表決時(shí)限結(jié)束后進(jìn)行表決的,其表決情況不予統(tǒng)計(jì)。
第二十九條 除本規(guī)則第三十二條規(guī)定的情形外,董事會(huì)審議通過(guò)會(huì)議提案并形成相關(guān)決議,必須有超過(guò)公司全體董事人數(shù)之半數(shù)的董事對(duì)該提案投贊成票。法律、行政法規(guī)和《公司章程》規(guī)定董事會(huì)形成決議應(yīng)當(dāng)取得更多董事同意的,從其規(guī)定。
第三十條 董事會(huì)根據(jù)《公司章程》的規(guī)定,在其權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)擔(dān)保事項(xiàng)作出決議,除公司全體董事過(guò)半數(shù)同意外,還必須經(jīng)出席會(huì)議的三分之二以上董事的同意。
第三十一條 不同決議在內(nèi)容和含義上出現(xiàn)矛盾的,以形成時(shí)間在后的決議為準(zhǔn)。
第三十二條 出現(xiàn)下述情形的,董事應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)提案回避表決:
(一)董事本人認(rèn)為應(yīng)當(dāng)回避的情形;
(二)《公司章程》規(guī)定的因董事與會(huì)議提案所涉及的企業(yè)有關(guān)聯(lián)關(guān)系而須回避的其他情形。
在董事回避表決的情況下,有關(guān)董事會(huì)會(huì)議由過(guò)半數(shù)的無(wú)關(guān)聯(lián)關(guān)系董事出席即可舉行,形成決議須經(jīng)無(wú)關(guān)聯(lián)關(guān)系董事過(guò)半數(shù)通過(guò)。出席會(huì)議的無(wú)關(guān)聯(lián)關(guān)系董事人數(shù)不足三人的,不得對(duì)有關(guān)提案進(jìn)行表決,而應(yīng)當(dāng)將該事項(xiàng)提交股東會(huì)審議。
第三十三條 董事會(huì)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照股東會(huì)和《公司章程》的授權(quán)行事,不得越權(quán)形成決議。
第三十四條 提案未獲通過(guò)的,在有關(guān)條件和因素未發(fā)生重大變化的情況下,董事會(huì)會(huì)議在一個(gè)月內(nèi)不應(yīng)當(dāng)再審議內(nèi)容相同的提案。
第三十五條 二分之一以上的與會(huì)董事認(rèn)為提案不明確、不具體,或者因會(huì)議材料不充分等其他事由導(dǎo)致其無(wú)法對(duì)有關(guān)事項(xiàng)作出判斷時(shí),會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)要求會(huì)議對(duì)該議題進(jìn)行暫緩表決。
提議暫緩表決的董事應(yīng)當(dāng)對(duì)提案再次提交審議應(yīng)滿足的條件提出明確要求。
第六章 董事會(huì)會(huì)議的記錄
第三十六條 現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)和以視頻、電話等方式召開(kāi)的董事會(huì)會(huì)議,可以視需要進(jìn)行全程錄音。
第三十七條 董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)安排董事會(huì)辦公室工作人員對(duì)董事會(huì)會(huì)議做好記錄。會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:
(一) 會(huì)議召開(kāi)的日期、地點(diǎn)和召集人姓名;
(二) 出席董事的姓名以及受他人委托出席董事會(huì)的董事(代理人)姓名;
(三) 會(huì)議議程;
(五) 每一決議事項(xiàng)的表決方式和結(jié)果(表決結(jié)果應(yīng)載明贊成、反對(duì)或棄權(quán)的票數(shù))。
第三十八條 除會(huì)議記錄外,董事會(huì)秘書還可以視需要安排董事會(huì)辦公室工作人員對(duì)會(huì)議召開(kāi)情況作成簡(jiǎn)明扼要的會(huì)議紀(jì)要,根據(jù)統(tǒng)計(jì)的表決結(jié)果就會(huì)議所形成的決議制作單獨(dú)的決議記錄。
第三十九條 與會(huì)董事應(yīng)當(dāng)代表其本人和委托其代為出席會(huì)議的董事對(duì)會(huì)議記錄和決議記錄進(jìn)行簽字確認(rèn)。董事對(duì)會(huì)議記錄或者決議記錄有不同意見(jiàn)的,可以在簽字時(shí)作出書面說(shuō)明。

董事既不按前款規(guī)定進(jìn)行簽字確認(rèn),又不對(duì)其不同意見(jiàn)作出書面說(shuō)明的,視為完全同意會(huì)議記錄和決議記錄的內(nèi)容。

第七章 董事會(huì)決議的執(zhí)行
第四十條 公司相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)依照董事會(huì)決議內(nèi)容執(zhí)行相關(guān)的事項(xiàng),除非董事會(huì)決議被人民法院宣告無(wú)效、撤銷或者確認(rèn)不成立。

第四十一條 董事長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)督促有關(guān)人員落實(shí)董事會(huì)決議,檢查決議的實(shí)施情況,并在以后的董事會(huì)會(huì)議上通報(bào)已經(jīng)形成的決議的執(zhí)行情況。
第八章 董事會(huì)會(huì)議檔案的保存
第四十二條 董事會(huì)會(huì)議檔案,包括會(huì)議通知和會(huì)議材料、會(huì)議簽到簿、董事代為出席的授權(quán)委托書、會(huì)議錄音資料、表決票、經(jīng)與會(huì)董事簽字確認(rèn)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議記錄、決議等,由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)保存。

第四十三條 董事會(huì)會(huì)議檔案的保存期限不少于十年。
第九章 附則
第四十四條 在本規(guī)則中,“以上”包括本數(shù),“過(guò)半數(shù)”、“少于”不含本數(shù)。
第四十五條 本規(guī)則由董事會(huì)制訂報(bào)股東會(huì)批準(zhǔn)后生效,修改時(shí)亦同。
第四十六條 本規(guī)則由董事會(huì)解釋。
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